Elektroniczna książka obiektu budowlanego – najważniejsze informacje

Elektroniczna książka obiektu budowlanego zastępuje tradycyjną formę prowadzenia dokumentacji dotyczącej użytkowania i stanu technicznego określonych obiektów. System c-KOB umożliwia rejestrowanie informacji o kontrolach, robotach budowlanych czy ekspertyzach w jednym miejscu. Kiedy elektroniczna książka obiektu budowlanego stała się obowiązkowa? Jak założyć ją w systemie i jakie dane należy w niej umieszczać? Wyjaśniamy zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji oraz wskazujemy, kogo obejmuje ten obowiązek. Sprawdź najważniejsze informacje i dowiedz się, na czym polega obsługa cyfrowej książki.

Czym jest elektroniczna książka obiektu budowlanego?

Książka obiektu budowlanego służy do dokumentowania przebiegu użytkowania obiektu oraz zdarzeń związanych z jego stanem technicznym. Elektroniczna książka obiektu budowlanego jest prowadzona w systemie Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, czyli c-KOB. Rozwiązanie pozwala gromadzić wymagane wpisy w formie cyfrowej i zapewnia dostęp do dokumentacji osobom uprawnionym przez właściciela lub zarządcę. Dane są przypisywane do konkretnego obiektu, dzięki czemu informacje dotyczące jego eksploatacji prowadzi się w sposób uporządkowany przez cały okres użytkowania.

Elektroniczna i cyfrowa książka obiektu budowlanego – najważniejsze różnice

Określenia „elektroniczna książka obiektu budowlanego” oraz „cyfrowa książka obiektu budowlanego” są stosowane w odniesieniu do prowadzenia książki za pomocą systemu c-KOB. Nie oznaczają dwóch odrębnych dokumentów. Cyfrowa forma eliminuje konieczność ręcznego uzupełniania papierowych stron i pozwala na wykonywanie wpisów za pośrednictwem urządzenia z dostępem do internetu. System pozwala także nadawać odpowiednie uprawnienia osobom zajmującym się dokumentacją techniczną danego obiektu.

Od kiedy obowiązuje elektroniczna książka obiektu budowlanego?

System c-KOB uruchomiono 1 stycznia 2023 r., a w pierwszym okresie korzystanie z niego było dobrowolne. Od 1 stycznia 2024 r. książki dla nowych obiektów objętych obowiązkiem prowadzenia KOB zakłada się już w formie cyfrowej. W przypadku książek prowadzonych wcześniej na papierze obowiązuje okres przejściowy. Mogą pozostać w tej formie do końca 2031 r., a od 1 stycznia 2032 r. prowadzenie książki będzie odbywać się cyfrowo, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.

Jak założyć elektroniczną książkę obiektu budowlanego?

Elektroniczną książkę tworzy się w systemie c-KOB. Za jej założenie odpowiada właściciel albo zarządca obiektu, który musi posiadać możliwość uwierzytelnienia się w systemie. Podczas rejestracji podaje się dane identyfikujące obiekt, jego lokalizację oraz informacje dotyczące właściciela lub zarządcy. Książkę zakłada się w terminie określonym w Prawie budowlanym, zależnym od okoliczności powstania obowiązku. Po utworzeniu dokumentacji właściciel lub zarządca ma opcję nadać uprawnienia osobom, które będą wykonywały wpisy albo przeprowadzały kontrole.

Co zawiera książka obiektu budowlanego?

Zakres dokumentacji obejmuje informacje dotyczące eksploatacji i stanu technicznego obiektu. W książce odnotowuje się wyniki kontroli okresowych, ekspertyzy i opinie techniczne, a także naprawy oraz roboty budowlane wykonywane w trakcie użytkowania. Rejestrowane są również wybrane zdarzenia mające wpływ na stan obiektu, w tym katastrofy budowlane. Tak prowadzona dokumentacja pozwala zachować historię istotnych czynności związanych z obiektem oraz ułatwia właścicielowi, zarządcy i osobom wykonującym prace techniczne ocenę jego utrzymania. Zakres poszczególnych wpisów musi odpowiadać charakterowi zdarzenia i obowiązującym wymaganiom.

Kogo dotyczą obowiązki związane z elektroniczną książką obiektu budowlanego?

Obowiązek prowadzenia książki obejmuje określone obiekty budowlane wskazane w prawie budowlanym. Przepisy przewidują przy tym wyłączenia, między innymi dla budynków mieszkalnych jednorodzinnych oraz niektórych innych obiektów. Właściciel lub zarządca powinien więc najpierw ustalić, czy dla konkretnej nieruchomości należy prowadzić KOB. Odpowiedzialność za realizację tego obowiązku spoczywa na właścicielu lub zarządcy, choć wykonywanie poszczególnych czynności może zostać powierzone osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia.

Jak prawidłowo prowadzić elektroniczną książkę obiektu?

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji wymaga systematycznego rejestrowania zdarzeń podlegających wpisowi. W systemie c-KOB poszczególne informacje należy wprowadzać w ustawowych terminach, bez odkładania dokumentacji na później. GUNB wskazuje termin 7 dni na dokonanie wpisu od dnia wystąpienia zdarzenia, którego dotyczy. Właściciel lub zarządca powinien również dbać o aktualność danych dotyczących obiektu oraz osób posiadających dostęp do książki. Przy zmianie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji należy odpowiednio zaktualizować uprawnienia w systemie.